日本公司内部邮件的写法和礼节(附例文)
作者:阿呆一点都不呆译|来源:netallica|2017年05月15日 06:30
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仕事をしていると、社外の人はもちろんですが、社内の関係部署、また部内でメールをやりとりすることは多いですね。実際に会わなくてもいいですし、また電話と違ってその人が手隙の時間に見てもらえるのでメールは大変便利です。ただし、たとえ社内であっても一定のマナーは守ってメールを書くことが大切です。今回は、社会人として知っておきたい社内メールの書き方・マナーについてご紹介します。

工作的话,不用说和公司外部人员的联系,公司内部的部门,或者是部门内的互通邮件情况也很多吧。实际上不怎么能够碰到、又和电话不同,对方能够在空隙的时间阅读邮件是真的很方便。但是,即便是在公司内部也要遵守一定的规则来写邮件这也是很重要的。这次,就给大家介绍作为社会人需要知道的公司内部邮件的写法•礼节。

■社内メールの書き方とは? 基本のマナー5選

■公司内邮件的写法是?基本守则5条

社内メールを書く際ですが、以下のような点に注意しましょう。

写公司内部邮件的时候,注意以下几点吧。

1.Subject(件名)は明確に書く
2.宛名では肩書・敬称を最小限に
3.本文は簡潔に書く・長文は避ける
4.本文はです・ます調で書く
5.基本敬語を使う・ただし丁寧になり過ぎない

1.明确写清邮件名
2.收件人的名称至少要写头衔•敬称
3.内容要简洁•避免过长
4.内容用“です•ます”体书写
5.使用基本敬语•但是别过度

まず「Subject(件名)」です。社外へ出すメールの場合も同じですが、件名を読んだだけで本文の内容がすぐわかるものにしましょう。例えば「4月11日のMTGの詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものかすぐわかりますね。

首先是“邮件名”。和发给公司外的邮件的情况也相同,只是读邮件名就能明白大致的内容。例如“4月11日MTG的详细情况”这样的内容,这封邮件是关于什么的内容很容易就能看出来。

また、相手にすぐ見てもらいたいメールなら、「【緊急】○○社よりクレーム」のように【緊急】と頭に入れるといった工夫をすると良いでしょう。メールは大量に受信するものです。緊急のメールは、受信箱の中で目立たないといけませんからね。

另外,如果是需要对方第一时间阅读的邮件的话,像“【紧急】OO公司的投诉”中那样,在开头加上【紧急】会比较好。因为会收到大量的邮件,所以紧急邮件的话,在收件箱中需要更为醒目。

多くの人が手紙のように「○○様」といった宛先からメールを書き始めるでしょうが、敬称は必要なものの社内なのでそれが過度にならないようにします。また、これは会社の文化によっても違うのですが、肩書を書かずに「山田様」、また「山田さん」といった敬称を使ってOKなこともあります。

很多人会像写信那样写收件人为“OO様”,在公司内敬称是很必要的但是又不需要过度。另外根据公司文化不同也会有些差异,不写头衔而写“山田様”,或者是“山田さん”这样的敬称也是没问题的情况也有的。

ただし、いきなり「山田部長」を「山田さん」と書いて大丈夫かというと、相手にもよりますから、あなたの会社でどのような文面のメールがやりとりされているかをよく確認してからにしましょう。中には「なれなれしい」と怒りだす人がいるかもしれませんからね。

但是,突然将“山田部長”写为“山田さん”虽然没什么问题,但是也根据对方是什么样的人来说的,还是好好确认下你的公司是写什么样文风来进行沟通的吧。其中也可能会有因为“自来熟”而生气的人。

本文はできるだけ簡潔に書き、長文になるのを避けます。読むのに時間がかかるメールは相手の業務時間を取ってしまいますのでNGと考えましょう。「会って話した方が早そう」なんて思われるメールはあまり出す意味はないですね。その場合は「すみませんがMTGの時間をいただけませんか」というメールを出した方がいいです。

邮件内容的话还是尽可能写的简洁些,避免写成长文。考虑到读邮件也是会占用对方的工作时间所以还是避免比较好。“见面说比较快”之类想法的邮件就没有发的意义了吧。这种场合的话,发像“抱歉能够占用您的一些时间讨论关于MTG的事情吗”这样的邮件会比较好。

あらためて述べることではないのかもしれませんが、本文の文体は丁寧に「です・ます調」にします。社内はいわば身内のようなものですが、あくまでも仕事で出すメールですから相手に対する敬意を忘れてはいけません。

应该不是第一次强调了吧,邮件内容的文体用尊敬的“です•ます体”来写。虽说公司内部换个说法就是自己人,但再怎么说也是工作场合,又因为是邮件至少不能忘记要让对方感受到你的敬意。

本文内でも基本敬語を使うようにします。ただし、あまりばか丁寧になるのは考えものです。社内メールではバランスを考えて敬語を使うようにしましょう。

公司内的邮件尽量使用基本敬语。但是别尊敬过头了。内部邮件掌握好平衡使用敬语吧。

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本翻译为沪江日语原创,禁止转载。

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