報告の心得

1.必ず指示した本人に報告をする

ほかの上司に報告したり、伝言を頼んだりしても指示した人本人に伝わるとは限りません。必ず、指示者本人に伝えましょう。

2.結果から話す

上司にも仕事があるので報告は手短かに行いましょう。伝え方は、結果→理由→経過の順で。ただし、報告する相手によっては、経過説明後に結論を望む人もいます。相手の好みを日頃から把握しておくこともビジネスマナーを身につけたデキる人の仕事術です。

3.5W3Hを踏まえて報告

5W3Hとは、when、who、where、why、how、howmuch、howmanyのこと。いつ·誰が·何を·いくつなどの要点を整理して具体的に伝えましょう。特に数量や金銭がからむ場合は重要です。

4.メモを準備して

口頭での報告であっても、必ず紙ベースでも提出できるように準備をしておきましょう。口頭で伝え終えたら、用意していた紙を渡せば、上司にメモをとらせる手間もとらせずに、後に言った言わないのトラブルも避けることができます。

报告心得

1.必须向下达指示的本人报告

向其他领导汇报，或拜托传话等，但并不一定会传达到下达指示的本人。所以一定要说给本人。

2.从结果开始说

领导也有自己的工作，所以报告要简短。报告顺序：结果→原因→过程。不过，有的听报告的人也想在过程后再听结论的。平时就掌握好对方喜好也是掌握好商务礼仪的能干的人的工作方法。

3.报告要包含5W3H

5W3H是指when、who、where、why、how、howmuch、howmany。整理好何时·是什么·报价等要点，具体说明。牵涉到数量及金钱时尤为重要。

4.做好笔记

即使是口头报告，也一定要准备好纸质资料以备随时提交。口头说完后，如果能递上准备好的资料，既可避免上级记录的时间，还能避免以后争论什么说了没说的麻烦。

◆基本

1.上司の都合を確認する

·失礼いたします。○○部長、いまお時間よろしいでしょうか？

2.何の報告かを先に説明する

·本日の顧客訪問の報告をしたいと思います。

·A社の見積もりの件でご報告したいことがあります。

◆外出から帰ったら

·ただいまB社から戻りました。次年度の契約の件でご報告があります。今、お時間よろしいでしょうか？

◆指示されたことを終えたら

·ご指示のあった資料を作成しました。ご都合のよいときに目を通していただけますでしょうか。

◆中間報告はポイントを明確に

·是正工事の件の中間報告です。実は見積書提出の段階で先方と折り合いがつかず、現在、現場責任者を交えて折衝中です。

◆報告しにくいことほど最優先

ミスや言いにくいこと、結果がよくないことほど迅速に報告しましょう。自分でなんとかしようと抱え込んだままでいたら事態がますます悪化してしまった......というのは最悪のパターンです。事実を正直に伝えて善後策を講じるのが結果的にスムーズな対応と成り得ます。

◆基本

1.确认领导时间

·打扰了，XX部长，现在可以占用你时间吗？

2.先说明报告什么内容

·我想报告今天拜访客户的情况。

·就A公司的报价我有事情想汇报。

◆外出回来时

·我刚拜访B公司回来，就明年的合同事项作报告，请问您有时间吗？

◆完成指定任务时

·您交代我做的资料完成了，方便的时候能请您过目吗？

◆明确进度报告的要点

·关于修正工期的进度报告，事实上提交报价书阶段没能和对方达成一致，现在通过现场负责人在做交涉。

◆越难启齿的内容越要优先

越是错误、难开口的事、结果不好的越要早作报告。觉得自己能解决而瞒着，只会让事态更加恶化，这是最糟糕的模式。诚实报告事实，沟通善后方法，这样才能从结果上采取更加顺利的对策。

◆こんな報告は困るNG集

·前置き、経過説明が長くて結論がよく分からない

·タイミングが遅い

·客観的でなく、自分の意見しか述べられていない

·上司が声をかけないと報告しない

·上司の都合を無視している

·自分の憶測を入れて報告をする（結果間違った内容が伝わっていき、最終的にトラブルに発展する可能性あり）·事実通りに伝えない

◆好ましい報告の仕方

·結論からはっきりと

·先手の素早いタイミングで

·自分の意見は入れずに、客観的にありのままの事実を伝える

·上司から訊かれるまえに

·上司の都合をうかがって

·憶測など入れずにありのままを

·事実をそのまま伝える

◆错误报告大汇总

·前言和过程说明过长导致结论不明。

·时间太晚。

·不客观，只陈述自己意见。

·领导不说就不报告。

·无视上级时间安排。

·报告中加入自己的臆想（结果可能传递出错误内容，最终造成纠纷），不实事求是。

◆受人喜欢的报告方法

·先明确结果。

·主动把握好时机。

·不加入个人意见，客观说明事实。

·在上级询问前报告。

·询问上级时间安排

·不加个人臆想直接陈述。

·实事求是的汇报。

こんなときどうする？報告Q&A

Q.いつも席にいなくて忙しそうにしている上司に何度も報告に行くのは迷惑なのではないでしょうか？

A.忙しくても上司には部下に指示した仕事の進捗状況を把握しておく義務があります。「迷惑なのでは？」と考えるのはあなたの勝手な判断であり、相手がどう思っているのか、相手の気持ちを無視した自己チュウだと誤解をされてしまいます。実は上司も状況を気にかけている場合もあります。「こんなときに話しかけては」という間違った親切心は不要です。

这种时候怎么办？报告Q&A

Q：上级总不在座位上，总是忙得脚不沾地的上司作报告不会造成麻烦吗？

A：即使再忙，上级也有义务掌握指示下属工作的进度情况。“会麻烦领导”只是你一厢情愿的判断，对方如何想，无视对方想法会产生误会。实际上有时领导关心情况的。“这时可以搭话吗”这种会错意的关切是不必要的。

Q.忙しくいつもデスクにいない上司に報告をしたいときにはどうすればいいのでしょうか？

A.上司に「○○部長、お疲れさまでございます。お忙しいところ大変恐縮ですが、○○の件でご報告したいことがありますので、お時間がとれる際に、お手数ですが、お声をかけてくださいますでしょうか?宜しくお願いします。」というメモやEメールを送信しましょう。上司は都合のついた段階で声をかけてくれるはずです。またその際に、報告事項の要点を記したメモを添えて「詳細は口頭でお伝え申し上げます」と書き添えておくと良いでしょう。上司が忙しそうなのを言い訳に、報告をだらだらと先延ばしにするのはNGです。

Q.想给总不在座位上的领导报告该怎么办？

A.给上司写个便签或发邮件：“XX部长，工作辛苦了。非常抱歉这么忙打搅您，我关于XX项目有要汇报的，您有时间的时候劳烦请叫我一声，拜托了。”领导会在方便时叫你的，此时再写上汇报事物的要点，添一句“详情会口头说明”会更好。把上级忙当借口，拖拖拉拉拖延报告是不行的。

Q.報告のときに自分の意見を言ってもいい？

A.業務報告のあとで自分なりの意見や提案があれば、それを伝えるのもいいでしょう。ただし、その場合は報告の最後に「これは私の意見ですが......」と前置きし、客観的事実と混同させないよう気を付けます。個人的意見と事実を混同すると、上司の判断に誤りが生じる可能性があるためです。また、あいまいな言い方をしたり、憶測を言ったりしないようにしましょう。

Q.报告时可以说自己的意见吗？

A.业务报告完后，如果有自己的意见和建议也可以说出来。不过这得在报告最后，先说“我个人意见是……”，注意不要与客观事实混淆。这是由于如果两者混为一谈，可能会导致领导作出错误判断。另外别用含糊的说法或个人臆测。

連絡

「連絡」とは、気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知のことです。（大辞泉）

联络

“联络”是指传达自己的心情和想法等。互通情报。及其通知本身。（大辞泉）

◆連絡のルール

1.状況を正確に理解·把握してから伝える

2.早め早めの連絡を心がける

3.「後ほど連絡します」は最優先で

4.外出時、不在時はまめに連絡をする

5.外出するとき

6.外出先から

7.他の人に伝言するときはあとで必ず確認を

8.重要な連絡は複数の手段で

◆联络规则

1.正确理解和掌握情况后再传达。

2.注意尽早联络。

3.最优先“稍后和你联络”。

4.外出或不在时常联络。

5.外出时。

6.外出归来时。

7.让别人传话的之后一定要确认。

8.重要联络要通过多种方式。