【日本商务礼仪】02.提高业务的商务礼仪（5）

5.スケジュール管理は優先順位と時間配分が決め手
ただ目先の仕事に追われて忙しがる人をよくみかけます。それは忙しいのではなく、仕事の段取りの悪さが原因の場合が多いものです。
職場で効果的な仕事をしていくには、仕事の優先順位とスケジュールの決め方が大切です。㑵繷䠢胗놼涧忶냳http://bulo.hjenglish.com/q/©版权所有沪江网냳忶涧놼胗䠢繷㑵

なにを優先順位の規準にするか
①「仕事の期限」を第一に考える
どんな仕事にも期限（納期）があり、いくら立派な報告書を書いても、締切期日をすぎてしまってはなんの役にも立ちません。しかも、それが会議の資料だったりしたら、会議が流れ、多くの出席者に大変な迷惑がかかってしまいます。
頼まれた順番に仕事をしたり、好き嫌いで優先順位を決めるのは間違っています。期限を第一に考えましょう。

②「大きなテーマ」から取り組む
ややもすると、すぐできる仕事、小さな仕事に手を出したがるものですが、これが忙しくなる原因なのです。目先の細かな仕事というのは探し出すといくらでもあるので、むしろ大きなテーマから手をつけるべきです。それをやっている過程で、ちょっとした手すきができれば、そのときに目先の小さな仕事を片付けるようにします。

朝に予定をチェックする
毎朝、その日のスケジュールを確認し、優先順位と時間帯を決めて仕事にかかれば能率的です。
一日の仕事を大きく分けると、毎日定型的にしなければならない「規則的な仕事」、上司から命令された「特別な仕事」、更に「日常の雑仕事」、そのほか日頃から挑戦しようと考えいる「創造的な仕事」の四つに分かれます。
これら四つの仕事について、毎日どれくらいの時間配分がされているか、過去の実績を調べ、どういう性格の仕事にどの程度の時間をかけているかを知れば、時間配分に役立ちます。ꢐ隍ꩊ㗛泬먭蜶http://bulo.hjenglish.com/podcast.htm©版权所有沪江网蜶먭泬㗛ꩊ隍ꢐ

時間配分にはゆとりをもたせる
仕事は業務時間内に終わらせるよう計画的に時間を配分すべきです。ただし、あまりギリギリの計画だと、なにかの都合で計画どおりに行かなければ、ほかの仕事も遅れてしまいます。特に相手のある仕事の場合は、こちらの計画どおりに順調にいくとは限りません。そこで計画には多少ゆとりをもたせるようにしましょう。
順調に進んだときには空き時間ができるので、これを有効利用します。たった五分や十分の空き時間であっても、目の前の小さな仕事を処理したり情報収集したり、いろいろと使い道があります。これこそが仕事のできるビジネスパーソンの姿勢なのです。